Gestion des documents en attente

Une fois importés, les documents se retrouverons dans le menu Annexes > En attente - dans les boîtes de réception prêts à être traités.

Classer les documents.

 Ces actions correspondent au fait de trier les documents (comme on faisait avec ceux en papier) par type et par date dans chaque classeur avant l’encodage.

1. Boîtes de réception : Triez les documents importés par type. (ex: Achats, Ventes, Autres)

Vous avez la possibilité de trier les documents en faisant des ‘glisser/déposer’. Sélectionnez le ou les documents à déplacer et glissez les dans la bonne boîte de réception.

2. Calendrier : Indiquez la date du document.

1. Indiquez la date manuellement en cliquant sur le stylet dans le champ date.
2. Sélectionnez le ou les documents à déplacer et faites un 'glisser/déposer' dans le volet calendrier à gauche.

Opérations sur les annexes.

Tris et filtres.

WinAuditor met à disposition divers tris et filtres afin de faciliter vos recherches.

Synchronisation.

Si vos clients déposent les documents depuis les adresses mails ou Dropbox, cliquez sur Synchroniser pour les importer.

Comptabiliser.

Cliquez sur Comptabiliser pour commencer l'encodage de vos factures.

Lier à un élément existant.

Vous pouvez lier un document à différents éléments. C'est ici que vous aller également classer vos documents (ex: contrats, AER, ...) dans vos classeurs permanents.

Dans l'exemple ci-dessous, nous allons lier un tableau de remboursement d'un crédit à un document comptable et aux comptes généraux.

Cliquez sur Lier à un élément existant et sélectionnez l'élément auquel vous souhaitez ajouter votre document.

Déterminez dans quel document comptable et à quels comptes généraux il sera associé.

Ensuite cliquez sur Enregistrer et valider.

Dès que vous avez enregistré et validé l'opération, vous retrouverez le document dans le document comptable et dans la fiche des comptes généraux indiqués. 

Outil de fusion.

Sélectionnez vos annexes à fusionner et cliquez sur Outil de fusion.

1. Nom de la nouvelle annexe : Donnez un nom à la nouvelle annexe.
2. Ajouter une annexe : Vous avez la possibilité d'ajouter des annexes supplémentaires.
3. Glisser/déposer pour choisir l'ordre : Vous pouvez définir l'ordre en glissant les documents.
4. Enregistrer : Quand votre annexe est prête, vous pouvez enregistrer votre nouveau document.

Autres opérations sur les annexes.

Transférer vers un autre dossier.

Si vous importez des documents par inadvertance dans le mauvais dossier, vous pouvez sélectionner les documents et les transférer facilement vers le bon dossier.

Sélectionnez les documents à transférer et cliquez sur Transférer vers un autre dossier.

Sélectionnez le dossier où doivent être transférés les documents.

Diviser le pdf.

Si plusieurs documents se retrouvent dans 1 seul fichier pdf lors de l'importation, vous pouvez les séparer.

Cliquez sur Diviser le pdf ou sur les 3 points du menu.

Cliquez sur la barre entre les factures à séparer. La barre rouge vous indiquera que le document sera séparé et la verte la fusion.

Pour terminer l'opération, vous pouvez cliquer sur Créer x nouvelles annexes.