Gestion des boîtes de réception

Afin d’optimaliser la gestion de vos documents digitaux, vous pouvez créer les boîtes de réception dont vous aurez besoin.

Allez dans Annexes > Paramètres > Gestion des boîtes de réception > Ajouter.

1. Code: si vous donnez, à votre boîte de réception, le même code que celui du journal correspondant, les documents seront automatiquement classés dans ce journal comptable lors de l'encodage. (exemple : AFA comme pour le journal d'achat)
2.  Journal lié: Liez le journal à la boîte de réception pour que les documents soient classés automatiquement dans ce journal.
3. Nom: donnez un nom à votre boîte de réception. Nous vous conseillons de donner un nom qui correspondra au type de document à traiter dans cette boîte comme par exemple: achats/ventes/divers.
4. Type de fichier autorisé à l'import: vous avez la possibilité d'indiquer quel type de fichier peut être importé au niveau de la boîte de réception. 
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   Le type TABLEUR concerne les tableurs Excel d'importation spécifiques à WinAuditor et non les tableurs quelconques. 
5. Commentaire: vous pouvez ajouter un commentaire concernant cette boîte de réception.
6. Couleur: définir des couleurs similaires aux couleurs du menu améliore le repère visuel ex. orange fournisseur = achats.
7. Paramètres de pré-encodage: 
   1. Activer le numéro de facture: vous pouvez activer le numéro de facture afin d'indiquer celui-ci lors du pré-encodage.
   2. Activer le statut de paiement: activez le statut de paiement si vous souhaitez indiquer le statut de paiement du document ou préparer un paiement lors du pré-encodage.
8.  Contrôle du pré-encodage: vous pouvez mettre en place un contrôle sur la cohérence des dates. Par exemple, vous allez recevoir une alerte si la date de la facture est trop ancienne par rapport à la date du jour. Cela vous permettra entre autre d'éviter l'oubli d'une facture à recevoir.

Vous pouvez évidemment créer autant de boîtes de réception que nécessaire.

Pour savoir comment utiliser les boîtes de réception, veuillez vous rendre dans la rubrique Imports des documents.