SEPA-domiciliëringen

Met de SEPA-domiciliëringsfunctie kunt u uw klanten een mandaat laten ondertekenen waarmee u automatisch het bedrag van hun facturen kunt innen. Dit vereenvoudigt de administratieve opvolging voor beide partijen.

Om van deze dienst gebruik te maken, moet u een SDD-nummer aanvragen bij uw financiële instelling. Vervolgens kiest u of u domiciliëringen wilt instellen voor B2C (particulieren) of B2B (bedrijven).

We raden meestal aan om te starten met het B2C-formaat, omdat dit eenvoudiger te activeren is. Wenst u echter meer zekerheid en bescherming, dan is het B2B-formaat beter geschikt.

Instellingen

Activatie van SEPA-domiciliëringen

Zodra u dit nummer hebt ontvangen, kunt u het toevoegen aan uw dossier. 

Ga naar Parameters > Beheer van de betalingen.
Ga naar de sectie "Incasso via SEPA-domiciliëring".

Klik op Een lijn toevoegen: SDD

Vul de volgende informatie in: 

• SEPA Incassant-ID (SDD): Voer uw SDD-nummer in, zoals verkregen bij uw financiële instelling. Let op! Eén ID is geldig voor één rekeningnummer. 
• Financieel dagboek: Selecteer het financliële dagboek dat u gebruikt voor domiciliëringen.
• Type: Vink aan of het mandaattype B2C of B2B is. We raden meestal het B2C-formaat aan, omdat dit eenvoudiger op te zetten is. Wenst u echter meer veiligheid, dan is B2B beter geschikt. Let op! 1 domiciliëringstype per bankrekening. Als u beide types wilt activeren, moet u beschikken over een tweede bankrekening. 
• Divers dagboek: Selecteer het dagboek voor diverse verrichtingen. We raden aan om een specifiek dagboek te gebruiken, bijvoorbeeld DOM – Domiciliëring en incasso's
• Algemene rekening voor inning: Kies de algemene rekening voor de domiciliëringen. We raden een rekening zoals 5800xx aan, of bijvoorbeeld 400001 die u kunt aanmaken in uw boekhoudplan. Zorg ervoor dat het vervaldagboek geactiveerd is.

ℹ.

We raden aan om een algemene rekening aan te maken, zoals 5800XX of 400001, specifiek voor de domiciliëringen. Activeer het vervaldagboek op deze rekening, zodat u de betalingen correct kunt afpunten bij het inboeken van de bankuittreksels.

Instelling van de klantenfiche

Zodra het mandaat ondertekend is, gaat u naar de klantenfiche om het bankrekeningnummer toe te voegen of aan te passen zoals vermeld op het mandaat.

Ga naar Verkoop > Klanten.

Klik vervolgens op Toevoegen: Bankrekening.

Vul de volgende gegeven in:

• IBAN: Voeg het IBAN-rekeningnummer van de klant toe waarop hij/zij gecrediteerd wil worden.
• BIC: De BIC-code wordt automatisch ingevuld wanneer u het IBAN-rekeningnummer invoert.
• SEPA Incassant-ID (SDD): Selecteer uw SDD-nummer dat in de lijst wordt weergegeven.
• Datum van ondertekening van het mandaat
• Plaats van ondertekening van het mandaat
• Unieke referentie van het mandaat (UMR): Voer een uniek referentienummer in om het mandaat van uw klant te identificeren (bijvoorbeeld het klantnummer 4000XX van WA).

Klik op Opslaan om te voltooien.

Als u wilt dat deze klant automatisch via domiciliëring betaalt bij het factureren, dient u de standaardbetaalwijze in te stellen met uw SDD-nummer.
Klik op 'Standaardbetaalwijze'.  

Selecteer de betaalmethode DOM xxxxxx

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om af te ronden.

Instelling van de afdruklay-out

De betalingsinformatie op uw factuur moet worden aangepast wanneer u gebruikmaakt van domiciliëring.
Als u een standaardlay-out hebt aangemaakt via onze editor, dan worden deze gegevens automatisch weergegeven en hoeft u niets meer aan te passen.  

Als u geen standaardlay-out hebt gebruikt, moet u dit specifieke blok handmatig toevoegen aan uw afdruklay-out.

Hier is de tekst die u, indien nodig, kunt kopiëren en plakken in het factuurformaat: 

if(MandatEncaissementSEPA.NrCreancier){Het totale bedrag van  [[Devise.Symbol]] [[MontantTVAC]]  wordt op de eerste werkdag na [[DateEcheance]] gedebiteerd via een SEPA-incasso. 

SEPA crediteur ID [[MandatEncaissementSEPA.NrCreancier]]

Unieke referentie nummer [[MandatEncaissementSEPA.ReferenceUniqueClient]]}

Hoe maak ik het SEPA-incassobestand voor betalingen aan? 

Facturatie: Betalingsmethode 

Wanneer u de factuur aanmaakt, vergeet dan niet de betalingsmethode met uw SDD in te vullen als u deze niet standaard hebt ingesteld op de klantenfiche (zie punt 3).

 Boeking: Het genereren van incasso-opdrachten

 Zodra uw factuur is verzonden (via Peppol, e-mail of PDF), wordt deze verwerkt in de boekhouding. 

Vanaf dat moment worden de incasso-opdrachten automatisch aangemaakt. 

U vindt ze terug via Financieel > Betalingsopdrachten/Incasso > In afwachting.

Betalingen in afwachting: SEPA-bestand downloaden

Ga naar Financieel > Betalingsopdrachten/Incasso > In afwachting.

Selecteer de incasso-opdrachten.
Indien u meerdere facturen moet innen, kunt u deze in één keer selecteren. 

Klik op ‘SEPA-incassobestand’.Geef vervolgens de indieningsdatum van het bestand op.  

Klik op ‘Genereren’ om het SEPA-incassobestand aan te maken.

U hoeft nu alleen nog het bestand te downloaden en dit aan uw bank over te maken.
Als u nieuwe klanten met domiciliëring hebt, zal WA automatisch een lijst met nieuwe mandaten tonen.

Er wordt automatisch een diverse boeking aangemaakt om uw facturen af te punten.
Deze boeking wordt automatisch afgepunt zodra de domiciliëringen op uw bankrekening zijn ontvangen.

Beheer van betalingen: opvolging van de incasso's 

Ga naar Parameters > Beheer van de betalingen om de lijst van uw klanten met domiciliëring te raadplegen, evenals de datum van de laatste succesvolle of mislukte incasso.

Ga vervolgens naar de sectie "Klant(en) met domiciliëring".