Een facturatie lay-out aanmaken

Een lay-out aanmaken

Ga naar Parameters > Afdruklayout > Toevoegen.

Kies het type document dat u wilt toevoegen. Bv. een verkoopfactuur.

Selecteer vervolgens een Template.

WinAuditor biedt u een vooraf gedefinieerde formaat aan. 

Voer de taal, code en naam van het document in. Klik vervolgens op Opslaan.

Een formaat personaliseren

Selecteer het formaat en klik op Het PDF-model aanpassen.

Algemene parameters

Aan de rechterkant vindt u de algemene informatie over het dossier die al ingesteld is bij de algemene parameters.

Als de informatie die moet opgenomen worden op de factuur nog niet aangegeven is, kunt u deze rechtstreeks in het daarvoor bestemde veld toevoegen.

Klik op het veld.

Vul de informatie in en klik op Opslaan.

Als u wilt dat deze informatie alleen op de factuur voorkomt, klik op de schakelaar naast het veld.

Speciefieke nota in de hoofding en/of een voetnoot toevoegen

Met deze tool, hebt u de mogelijkheid om een specifieke nota toe te voegen in de hoofding en/of de voetnoot van uw factuur, zoals bijvoorbeeld de promoties van de maand of uw sluitingsdata.

Voer uw specifieke tekst in het veld Nota in de hoofding en/of Nota in de voetnoot.

U kunt ook de nota's van een andere lay-out gemakkelijk kopiëren.

Klik daarvoor op Importeren van... en selecteer de nota die u wenst over te nemen.

Een logo invoeren

Klik op Importeren van... 

Er zijn verschillende mogelijkheden :

1.  Importeer het logo vanuit de algemene parameters
2.  Importeer een reeds gedefinieerd logo vanuit een ander lay-out
3.  Importeren vanaf mijn computer om het loge vanaf uw computer te importeren

Klik op Positie/formaat om de positie en grootte van uw loge te wijzigen.

U krijgt dan de uitleg van de functies op het scherm. Volg de instructies om uw logo te wijzigen en klik op Bevestigen om te beëindigen.

U kunt ook de zichtbaarheid van het logo op de lay-out bepalen.

Selecteer een optie in de keuzelijst.

Instelling van de detaillijnen

Bepaal de details die u wilt weergeven op uw factuur.
Klik op de schakelaar naast de kolom dat u wilt toevoegen of verbergen. Het detail wordt dan weergegeven op basis van de positie in de voorbeeldlay-out.

U kunt ook de breedte van de kolommen bepalen.

Klik op de afmetingen die gewijzigd moeten worden om de breedte van de kolom te bepalen.

U kunt ook de positie van de kolom bepalen.

Beweeg de muis over de naam van een kolom en klik op de pijl omhoog of omlaag om de detailkolom op de lay-out te verplaatsen.

Instelling van de BTW-uitsplitsing

Standaard worden de gebruikte BTW-tarieven dynamisch weergegeven bij facturatie. U kunt er echter voor kiezen om ze altijd op uw lay-out te tonen, zelfs als ze niet gebruikt worden.

Klik daarvoor op de knop onder het BTW-tarief om deze weergave in te schakelen. 

Instelling van de algemene voorwaarden

U hebt de mogelijkheid om de algemene voorwaarden in de voetnoot van de lay-out of op een volledige pagina in te stellen.

• In de voetnoot : U kunt de algemene voorwaarden in de voetnoot weergeven op de eerste, laatste of op alle pagina's.

Zodra de algemene voorwaarden zichtbaar zijn, verschijnt het bewerkingsveld aan de rechterkant om de algemene voorwaarden in te voeren.

U hebt ook de mogelijkheid om de algemene voorwaarden te kopiëren van een bestaande lay-out in uw dossier.

Klik daarvoor op Importeren van... en selecteer de tekst.

• Op een afzonderlijke pagina : U kunt een extra pagina toevoegen aan uw factuur.

Klik op de schakelaar om ze zichtbaar te maken. Hierdoor wordt een extra pagina toegevoegd.

U hebt ook de mogelijkheid om de algemene voorwaarden te kopiëren van een bestaande lay-out in uw dossier.

Klik daarvoor op Importeren van... en selecteer de tekst.

Instelling van aanvullende informatie

U kunt aanvullende informatie op de factuur weergeven.

Klik op de schakelaar naast de informatie die u wilt toevoegen:

1.  De dagboekcode
2.  Het boekjaar
3.  Het paginanummer
4.  Het klantnummer

Instelling van de kleuren

U kunt eenvoudig per tekstgebied de kleuren van de achtergrond, randen en tekst aanpassen.

1.  Primaire kleuren : Dit zijn de kleuren van de factuurgegevens in de hoofding en de kolomtitels van de factuur.
2.  Secundaire kleuren : Dit zijn de kleuren van de klantgegevens in de hoofding.
3.  Tertiaire kleuren : Dit zijn de kleuren van de betalingsgegevens. 

Klik op de context en daarna op de pipettool om de kleur van uw logo over te nemen.

 Plaats de pipettool vervolgens op de gewenste kleur van uw logo of gebruik de kleurenkaart.

U hebt ook de mogelijkheid om de kleuren van een bestaande lay-out in uw dossier te kopiëren.

Klik daarvoor op Importeren van... en selecteer de kleur van een bestaande lay-out.

Klik op Opslaan om te beëindigen.

Een lay-out dupliceren

U kunt een bestaande lay-out dupliceren om er een creditnota, verzendbon of een retournota van te maken.

Klik op de blauwe + naast de lay-out die u wilt dupliceren.

klik op Dupliceren als... en selecteer een documenttype. Bv. een creditnota.

De naam van het documenttype wordt automatisch aangepast in de nieuwe lay-out.

Klik op Opslaan om verder te gaan.

Het model van de e-mail bewerken

Selecteer het formaat en klik op Het e-mailmodel bewerken.

Algemene parameters

Aan de rechterkant vindt u de algemene informatie over het dossier die al ingesteld is bij de algemene parameters.

Als de informatie die moet opgenomen worden op de factuur nog niet aangegeven is, kunt u deze rechtstreeks in het daarvoor bestemde veld toevoegen.

Klik op het veld.

Vul de informatie in en klik op Opslaan.

Als u wilt dat deze informatie alleen in de e-mail voorkomt, klik op de schakelaar naast het veld.

Instelling van de e-mail

U hebt de mogelijkheid om het onderwerp, de inleidende tekst en conclusietekst van de e-mail te wijzigen.

Een logo toevoegen

U kunt uw logo op verschillende plaatsen weergeven.

Op basis van de geselecteerde locatie, klik op Bestand kiezen om het logo vanaf uw computer te importeren of op Importen van... om het logo van het dossier of bestaande lay-out over te nemen.

U kunt dan ook nog de grootte van het loge bepalen.

Klik daarvoor op Hoogte

Instelling van aanvullende informatie

U kunt aanvullende informatie in de e-mail weergeven.

Klik op de schakelaar naast de informatie die u wilt toevoegen:

1.  Het factuurbedrag : Moet het factuurbedrag weergegeven worden?
2.  Algemene downloadlink : Het is aangeraden om deze link te gebruiken zodat uw klant de keuze heeft tussen het downloaden van het pdf- of UBL-bestand.
3.  PDF-downloadlink : Alleen het PDF-bestand
4. UBL-downlaodlink: Alleen het UBL-bestand
5. Postadres in handtekening: Moet het adres weergegeven worden?

Eens dat alles ingesteld is, klik op Opslaan.