Format de facture personnalisé

Création d'un format

Allez dans Paramètres > Formats d'impression > Ajouter.

Choisissez le type de document à ajouter. Dans notre cas, nous allons choisir une facture de vente.

WinAuditor vous propose un modèle prédéfini. Vous aurez la possibilité de le personnaliser après l'avoir créé. 

Indiquez la langue, le code et le nom du document. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Personnaliser un format

Sélectionnez le format et cliquez sur Editer le modèle de PDF.

Paramètres dossier 

Dans la partie droite, toutes les informations du dossier reprises sur le format sont renseignées.

Si une information à reprendre sur le format n'est pas encore indiquée dans vos paramètres, vous pouvez directement le renseigner dans le champ prévu. 

Cliquez sur le champ.

Complétez l'information et enregistrez.

Si vous souhaitez que cette information soit ajoutée uniquement sur le format que vous éditez, cliquez sur le switch à coté du champ. 

Note d'en-tête et note de pied de page 

Vous pouvez indiquer une note dans l'en-tête et/ou le pied de page du format. 

Vous avez également la possibilité de copier les notes d'un autre format défini dans le dossier.
Cliquez sur Importer de.
Les notes définies dans les autres formats apparaitront en liste. Sélectionnez la note du format que vous souhaitez copier.

Logo

Cliquez sur Importer de pour importer votre logo.

Plusieurs options s'offrent à vous : 
1. Importer le logo défini dans les paramètres du dossier, 
2. Importer un logo déjà défini dans un autre format.
3. Cliquer sur Importer depuis mon ordinateur pour l'importer depuis votre PC. 

Cliquez sur Position et taille pour changer la position et la taille de votre logo.

Les explications apparaissent à l'écran. Après modifications, cliquez sur Appliquer.

Vous pouvez également déterminer la visilité du logo sur le format selon les options disponibles dans la liste. 

Lignes de détail 

Déterminez les détails que vous souhaitez indiquer sur le format. 
Cliquez sur le switch à coté du détail à ajouter/retirer. 
Le détail s'affichera selon la position de la colonne prédifini dans la liste.

Vous pouvez également déterminer la largeur des colonnes.

Vous pouvez également déterminer la position du détail dans le format.

Positionnez votre souris sur le nom d'un détail et cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas afin de monter ou descendre d'un niveau la colonne du détail. 

Détail TVA - Tableau

Les taux de TVA utilisés dans la facturation seront affichés de manière dynamique s'ils ne sont pas activés.
Vous pouvez néanmoins choisir de les afficher par défaut dans votre format même s'ils ne sont pas utilisés.

Cliquez sur le swtich en dessous du taux de TVA pour l'activer par défaut.

Gestion des conditions générales

Vous pouvez mettre en place des conditions générales dans le pied de page du format et/ou sur une page complète. 

Conditions générales en pied de page
Vous pouvez rendre visible les conditions générales sur la première ou dernière page de votre facture ou sur toutes les pages. 

Dès que vous les rendez visibles, le champ d'édition apparait à droite et les conditions générales apparaissent sur le format. 

Vous avez également la possibilité de copier les conditions générales en pied de page d'un autre format défini dans le dossier.
Cliquez sur Importer de.
Les conditions générales des autres formats appaitront en liste. Sélectionnez les conditions du format que vous souhaitez copier.

Conditions générales en page complète 
Cliquez sur le switch pour les rendre visibles. Une nouvelle page sera disponible. 

Vous avez également la possibilité de copier les conditions générales en page complète d'un autre format défini dans le dossier.
Cliquez sur Importer de.
Les conditions générales des autres formats appaitront en liste. Sélectionnez les conditions du format que vous souhaitez copier.

Visibilité

Vous pouvez également rendre visibles d'autres informations sur le format. 

Cliquez sur le switch à coté de l'information que vous souhaitez ajouter. 
1. Journal dans le n° de document :
2. Exercice dans le n° de document 

3. N° de page
4. N° référence client 

Gestion des couleurs

Vous avez la possibilité de facilement changer les couleurs de l'arrière plan, des bordures et du texte des zones de votre format. 

1. Couleurs primaires : zones des informations de la facture et des colonnes des détails
2. Couleurs secondaires : zone des informations du client
3. Couleurs tertiaires : zone des informations pour le paiement 

Dans chacune des zones, vous avez la possibilité d'adapter les couleurs de l'arrière plan, des bordures et du texte.

Cliquez sur le contexte d'une des zones pour adapter la couleur.

Cliquez sur la petite pipette pour copier la couleur d'une zone du format.

Vous avez également la possibilité de copier les couleurs d'un autre format défini dans le dossier.
Cliquez sur Importer de.
Les couleurs définis dans les autres formats appaitront en liste. Sélectionnez le format que vous souhaitez copier.

Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder toutes les modifications.

Dupliquer un format. 

Vous pouvez partir d'un format existant et le copier afin de créer un nouveau format de vente, note de crédit, note d'envoi ou note de retour. 

Cliquez sur le + bleu à coté du format que vous souhaitez dupliquer. 

Cliquez sur dupliquer en tant que et choisissez le type de format. Dans notre cas, nous allons choisir une note de crédit.

Le nouveau format dupliqué apparait. Vous pouvez adapter le code et le nom du format.
Le nom du type de format sera adapté automatiquement dans la zone du format créé.
Dans notre cas, la mention note de crédit est bien reprise. 

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Personnaliser le modèle d'e-mail.

Sélectionnez votre format et cliquez sur Editer le modèle d'e-mail. 

Paramètres dossier

Dans la partie droite, toutes les informations du dossier reprises sur le modèle sont renseignées. 

Si une information à reprendre sur le format n'est pas encore indiquée dans vos paramètres, vous pouvez directement le renseigner dans le champ prévu. 

Cliquez sur le champ.

Complétez l'information et enregistrez.

Si vous souhaitez que cette information soit ajoutée uniquement sur le format que vous éditez, cliquez sur le switch à coté du champ. 

Sujet, Introduction et Conclusion 

Vous avez la possibilité de modifier le sujet du mail, le texte d'introduction et de conclusion du mail. 

Logo

Vous pouvez placer votre logo à différents endroits du modèle d'e-mail.
Cliquez sur choisir un fichier pour l'importer depuis votre ordinateur ou sur Importer de pour l'importer depuis votre dossier.

Visibilité 

Vous pouvez également rendre visibles d'autres informations sur le format. 
Cliquez sur le switch à coté de l'information que vous souhaitez ajouter. 

1. Montant de la facture 
2. Lien de téléchargement générique : ce lien permet de regrouper la possibilité de téléchager le PDF et/ou l'UBL
3. Lien de téléchargement PDF
4. Lien de téléchargement UBL
5. Adresse postale dans la signature

Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder toutes les modifications.